Como agendar e registrar reuniões no HubSpot

O HubSpot permite agendar reuniões diretamente dentro dos registros do CRM, garantindo que todas as interações com clientes fiquem registradas no histórico.

As reuniões podem ser criadas em diferentes objetos do sistema, como:

• contatos

• empresas

• negócios

• tickets

Ao registrar uma reunião no CRM, você mantém o histórico centralizado e facilita o acompanhamento das interações realizadas com cada cliente.

Para saber mais sobre o registro de atividades no HubSpot, consulte a documentação oficial:

https://knowledge.hubspot.com/pt/crm-setup/log-activity-on-records

Assista ao vídeo abaixo para aprender na prática como agendar e registrar reuniões no HubSpot.

Como agendar uma reunião no HubSpot

Para criar uma reunião diretamente no CRM:

1. Acesse o registro desejado (contato, empresa, negócio ou ticket).

2. Abaixo do nome do registro, clique em Reunião.

3. A tela de agendamento será aberta.

Nesta tela você verá:

• lado esquerdo: configurações da reunião

• lado direito: disponibilidade na agenda

Para que os horários apareçam corretamente, é necessário que sua agenda esteja integrada ao HubSpot.

Saiba como integrar sua agenda:

https://knowledge.hubspot.com/pt/connected-email/connect-your-inbox-to-hubspot

Configurando os detalhes da reunião

Ao agendar a reunião, você pode definir várias informações importantes:

Nome da reunião

Defina um título claro para facilitar a identificação da reunião.

Data e horário

Selecione um horário disponível na agenda ou ajuste manualmente a data e duração.

Tipo de reunião

O HubSpot exige que um tipo de reunião seja selecionado.

Isso ajuda a categorizar as atividades registradas no CRM.

Participantes

Os participantes são os contatos que receberão o convite da reunião.

Importante:

• Apenas contatos existentes no HubSpot podem ser adicionados como participantes.

• Caso a pessoa ainda não exista no CRM, será necessário criar o contato antes.

Definindo a localização da reunião

Você também pode definir onde a reunião acontecerá.

As opções incluem:

• presencial

• chamada telefônica

• local personalizado

• videoconferência (ex: Google Meet)

Se você selecionar Google Meet, o HubSpot pode gerar automaticamente o link da reunião.

Caso a reunião seja presencial, é possível informar o endereço.

Enviando lembretes e descrições

Durante o agendamento, você pode:

• adicionar um lembrete por e-mail para os participantes

• incluir uma descrição da reunião

Essa descrição será enviada junto com o convite de calendário.

Associando a reunião a outros objetos

As reuniões também podem ser associadas a outros registros do CRM.

Por exemplo:

• negócios

• contatos

• empresas

• tickets

Se esses registros já estiverem associados entre si, o HubSpot normalmente os sugere automaticamente durante o agendamento.

Utilizando observações internas

Durante o agendamento, também é possível incluir observações internas.

Essas observações podem ser usadas para:

• registrar informações importantes sobre a reunião

• mencionar outros usuários do HubSpot

• atribuir tarefas ou lembretes internos

Quando um usuário é mencionado, ele recebe uma notificação dentro do HubSpot.

Editando reuniões agendadas

Depois de criar uma reunião, você ainda pode:

• alterar horário

• editar participantes

• atualizar o nome da reunião

• ajustar outros detalhes

Todas essas alterações podem ser feitas diretamente no registro da atividade.

Além disso, a reunião também aparecerá automaticamente no calendário conectado ao HubSpot.

Como registrar uma reunião que já aconteceu

Caso uma reunião tenha acontecido no passado e não tenha sido criada previamente no calendário, ainda é possível registrá-la no CRM.

Para fazer isso:

1. Acesse o registro desejado.

2. Clique em Mais nas opções de atividades.

3. Selecione Registrar reunião.

Em seguida, informe:

• data da reunião

• horário de início

• duração

• participantes

• tipo de reunião

• resultado da reunião

Após salvar, o registro aparecerá no histórico de atividades como uma reunião concluída.

Por que registrar reuniões no CRM

Manter as reuniões registradas no HubSpot ajuda a:

• manter o histórico completo das interações

• facilitar o acompanhamento de negociações

• melhorar a colaboração entre equipes

• garantir rastreabilidade das conversas com clientes